La crise sanitaire de la COVID-19 a chamboulé toutes nos habitudes de travail. De nouveaux modèles d’organisation du travail émergent au sein des entreprises. Dans les grandes sociétés et les startups notamment, le concept de flex office ou “bureau flexible” apparaît comme une évidence. Finis la sédentarité et le bureau attitré, ces entreprises sont à la recherche de nouveaux concepts, d’innovation, pour rendre l’expérience collaborateur la plus agréable possible.
Avec le développement des technologies numériques, la numérisation des outils de travail, et la mise en place des horaires de travail modulables, le flex office, nouveau mode d’organisation où les collaborateurs n’ont pas de poste fixe, s’est propagé en entreprise. Dans cet article, nous définirons précisément le terme flex office et ses avantages, puis expliquerons le processus pour qu’il devienne un atout dans la vie de votre entreprise. Entre-temps, nous ferons également un point sur la mobilité au travail durant l’année 2020 en donnant quelques chiffres.
Définition du flex office
Par définition, le flex office consiste en l’absence de bureau attitré sur le lieu de travail. Tous les matins, l’employé choisit de travailler où il le souhaite, en fonction des disponibilités, via son smartphone ou son ordinateur portable. Les espaces sont variés et la décoration peut changer selon le lieu et l’entreprise. En flex office, la nomadisation des employés est donc directement liée à leur humeur, leurs missions et leurs objectifs du jour.
Le flex office est un véritable sujet d’actualité depuis quelques années, notamment avec la crise sanitaire que nous traversons et qui est encore au cœur des problématiques d’entreprises. Cette solution représente l’avenir du travail. Nous le verrons par la suite, le flex office pourrait permettre aux entreprises de faire revenir progressivement les collaborateurs au bureau.
La mobilité au travail en 2020
Ce n’est plus un secret, le télétravail est devenu une véritable tendance. Beaucoup d’entreprises ont commencé à le mettre en place suite aux mesures gouvernementales du mois de mars 2020. Elles se sont ensuite aperçues qu’il pouvait être bénéfique à leur activité. Le nomadisme s’est démocratisé au sein de notre société. Selon une étude menée récemment par la société Regus, plus de 50% des salariés dans le monde déclarent travailler hors des bureaux 2,5 jours par semaine. En France, ce chiffre est moins important mais reste en constante augmentation puisque 17% des salariés travaillent à distance au moins un jour par semaine.
À cette tendance, il faut ajouter les déplacements en clientèle, les congés, les arrêts maladies et les réunions. On s’aperçoit donc facilement que de nombreux postes de travail se retrouvent inoccupés la majeure partie du temps. En France, un poste de travail reste vacant près de 40% du temps.
Pourquoi opter pour le flex office ?
Le flex office offre de nombreuses possibilités aux entreprises. Le bureau flexible présente la conviction qu’il n’existe pas un mais plusieurs espaces de travail pensés pour répondre aux exigences des collaborateurs. Ainsi, en fonction de vos missions du jour, vous pouvez opter pour l’espace de travail le plus approprié possible. Par exemple, pour une tâche nécessitant de la créativité, se rendre dans un espace de brainstorming avec une décoration atypique peut être très avantageux. Cette approche induit que chaque salarié passe moins de temps à rester sédentaire à son poste de travail. Ce sont les concepts d’agilité, de flexibilité et de mobilité adaptés à l’environnement de travail et au déroulement d’une journée.
À l’heure de la crise sanitaire, le flex office devient une aide à l’organisation du travail. En effet, un autre aspect du flex office s’est démocratisé à vitesse grand V : le télétravail. Il est favorisé par son côté pratique et permet de réduire les risques liés à la situation sanitaire. Bien adapté, le flex office permet l’adéquation entre présence humaine et utilisation de mètres carrés. De nombreuses entreprises peuvent ainsi adapter leurs espaces à leurs effectifs et réduire leurs charges immobilières. Une économie parfois non négligeable en ces temps difficiles… Enfin, l’association flex office & télétravail est une façon idéale de faire revenir progressivement les collaborateurs au bureau. Ce dernier devient un espace ponctuel répondant aux nécessités logistiques (réunions classiques, meetings ne pouvant être organisés en visio, etc.). Ainsi, les espaces ne sont pas personnalisés et peuvent être désinfectés quotidiennement.
Comment le mettre en place au sein de son entreprise ?
La première chose à faire est de consulter ses collaborateurs et de se poser les bonnes questions :
- Le flex office est-il adapté à mon activité ?
- Que pourrait-il apporter à ma société au quotidien ?
- Mes collaborateurs adhèrent-ils à cette idée ?
Nous sommes convaincus que mettre l’humain, le collaborateur, au centre de tous les enjeux et réflexions stratégiques, permet de pérenniser le projet de transformation des modes et espaces de travail.
Une fois que ces éléments sont réglés en interne, faites le tour des différentes solutions et applications disponibles sur le marché. Parmi ces outils, on retrouve MOFFI, la solution de gestion des espaces de travail qui facilite la mise en place du flex office et la déclaration de home office. Avec MOFFI, vous pouvez donner à vos collaborateurs l’accès à plusieurs bâtiments ou espaces de travail. Ils seront libres de réserver le lieu correspondant le mieux à leurs objectifs et missions du jour.
MOFFI permet également de déclarer une journée de home office, selon les modalités que vous aurez définies. En tant qu’administrateur, vous pouvez gérer l’ensemble de vos espaces. Vous aurez également une vue complète sur toutes les réservations de vos collaborateurs. Pour ces derniers, une application est disponible sur iOS et Android. Ils pourront ainsi réserver un bureau ou une salle de réunion en quelques secondes, directement depuis leur téléphone.
On peut donc dire que le flex office n’est pas seulement une tendance mais une véritable évolution. Dans le secteur de l’immobilier de bureau, ce mode de répartition des espaces est la traduction d’un phénomène encore plus global : le passage d’une économie de la propriété à une économie de l’usage. En extrapolant, on peut donc supposer qu’à l’avenir, les bureaux fixes disparaîtront. Cela se ferait au profit de nouveaux modes d’organisation du travail comme le flex office ou le smart office.
Vous avez pour projet de développer la mobilité de vos collaborateurs via le flex office ? Vous avez raison ! MOFFI vous accompagne dans cette démarche.
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