Chez MOFFI on le sait bien : il n’est pas toujours facile de trouver un espace de travail calme et adapté. Que cela soit dans un fast-food, un open-space ou même chez soi, réussir à conserver une productivité optimale est bien souvent un parcours du combattant. Alors si vous n’avez pas eu la chance de réserver un espace sur notre plateforme rassurez-vous : on vous donne tout de suite 7 astuces pour réussir à rester productif dans les endroits les moins adaptés.
1. Porter des écouteurs pour minimiser le risque de nuisances sonores
Des écouteurs ou, encore mieux, un casque audio insonorisant. Les nuisances sonores dans les espaces ouverts sont l’une des distractions les plus fréquentes. Que ça soit une discussion de votre voisin, un verre qui se casse ou une télévision en fond il est primordial de vous couper totalement des interruptions sonores qui vous entoure. Tout d’abord : prenez le temps de vous demander ce qui fonctionne le mieux pour vous : de la musique (si oui, quel type ?), un casque anti-bruit, le son de la pluie … L’important ici est de respecter une ambiance qui dure dans le temps, inutile de se mettre de la musique si c’est pour la changer toutes les 5 minutes !
Si vous préférez les sons d’ambiances plutôt que de la musique certains sites tels que Rainy Mood ou Coffitivity sont fait pour vous. Ils simulent respectivement des ambiances de pluie ou de café. Etonnant, n’est-ce pas ? Figurez-vous qu’une étude récente démontre un gain de productivité pour un humain lorsqu’il est entouré d’un bruit ambiant d’environ 70db. Attention cependant à ne pas dépasser ce niveau, pour éviter les bruits stridents ou trop intempestifs l’utilisation de ces sites d’ambiances prend alors tout son sens.
Si vous êtes plutôt musique, le web déborde de sites et applications en tout genre qui vous permettront d’écouter des playlists, radios ou mixtapes pour vous aider à rester concentrer. Parmi les très connus : Deezer et Soundcloud, assurez-vous simplement de ne pas avoir de publicités ! On vous laisse le soin de trouver la playlist qu’il vous convient, mais si jamais vous êtes en manque d’inspiration on ne peut que vous conseiller les frenchies : Bon Entendeur !
2. Couper ses notifications
Mails, appels, SMS, Slack, Trello, Facebook … Dans l’ère de l’hyper-connecté, rester sur son ordinateur plus de 5 minutes sans avoir reçu de notifications est devenu presque impossible. Ces nuisances ne sont peut-être pas sonores, mais elles n’en restent pas moins des nuisances. On vous invite à faire le test : accordez-vous 2 heures de travail en ayant coupé toutes les notifications possibles et imaginables. Vous vous apercevrez vite qu’on peut rester à la page sans les consulter dans la minute.
Pour les convaincus, on vous donne une astuce en cadeau : vous pouvez gérer les autorisations de notifications sur votre navigateur. Ici pour chrome et ici pour firefox, c’est plus simple que ça en a l’air et croyez-nous ça vaut le détour ! Pour chacun des sites qui ont obtenu l’autorisation de vous envoyer une notification posez-vous la question suivante : est-ce que l’information est suffisamment importante pour m’interrompre en plein milieu de mon travail ?
3. La technique Pomodoro
Cette technique est l’un des hack-life les plus célèbres pour optimiser son temps de travail. Il part du 
principe que des courtes pauses régulières nous permettent d’être plus concentrés et créatifs. Lorsque Francesco Cirillo a mis en place cette technique en 1980, il s’est basé sur des périodes de travail de
25 minutes qu’il calculait via un minuteur en forme de tomate, pomodori en italien. Oui, vous ne rêvez pas, on vous parle bien ici de quelque chose qui signifie littéralement La technique des tomates.
Et en prime, on va même vous l’expliquer pour que vous puissiez faire le test chez vous :
- Commencez par définir une tâche précise.
- Fixez-vous un timer de 25 minutes (https://tomato-timer.com/ par exemple)
- Lorsque le timer commence, vous entrez dans un « Pomodoro« , une période de travail. Suivez-nos conseils pour optimiser ces 25 minutes ! Pas de notifications !
- Lorsque le timer sonne, faites une pause de 5 minutes. (Lire un article sur le blog de MOFFI par exemple 😉 ! )
- Reprenez votre tâche lorsque les 5 minutes sont atteintes.
- Relancez alors le timer pour les 25 prochaines minutes.
- Au bout du 4ème « Pomodoro« , accordez-vous une pause de 20 minutes !
4. Regrouper ses onglets
Vous n’avez pas forcément le même problème, mais pour ceux qui ont le réflex d’ouvrir un nouvel onglet pour faire une action sur leur navigateur, la journée se termine bien souvent comme ça :
Tous ces onglets sont des distractions potentiels puisqu’ils vous rappellent quelque chose que vous étiez en train de faire. Il n’y a malheureusement pas de remèdes miracles pour cela, mais on a quand même une astuce à vous proposer pour vous permettre de rester concentré lors de vos fameux Pomodoro. Onetab vous donne la possibilité de regrouper tous vos onglets en un,vous permettant alors de vous focaliser sur votre tâche principal.
5. Travailler sur un double écran
Une étude effectuée par le cabinet de recherche Jon Peddie a démontré en 2006 que le travail sur plus d’un écran à la fois pouvait augmenter la productivité jusqu’à 42%. La métaphore peut paraître trop simple, mais imaginez-vous travailler sur un bureau de la taille d’une feuille A4. Difficile d’être productif, pas vrai ? Maintenant, on vous donne le même travail à effectuer sur un bureau de 2 mètres. Tout de suite ça devient plus simple de s’organiser !
Le double écran, c’est un peu le même principe. Aujourd’hui, on est souvent amené à utiliser plusieurs programme à la fois. Qui n’a jamais perdu de temps à switcher constamment entre deux fenêtres pour récupérer des données ? Qui n’a jamais essayé de comparer 2 design en mettant côte à côte deux minuscules fenêtres ? Le gain de productivité peut-être énorme lorsque l’on passe d’un simple à un double écran !
6. Mettre en place le time-blocking
Rien de révolutionnaire dans ce concept, et pourtant c’est un moyen formidable pour augmenter votre productivité ! L’idée est simple : commencez dès maintenant à assimiler vos tâches à des tranches horaires. Très simple, mais aussi très efficace. Lorsque vous êtes dans l’une de ces tranches horaires, interdisez-vous la moindre distraction et contentez-vous de réaliser la tâche ! S’organiser ainsi vous permettra de mieux répartir votre charge de travail et donc de travailler de manière plus efficace. Il existe plein d’outils qui vous permettront de travailler de cette manière, Google Agenda, Trello ou encore Todoist.
7. Le pouvoir de l’outsourcing, le meilleur ami de la productivité
C’est un sujet qui mériterait bien un article à part entière, mais le monde d’aujourd’hui nous donne le pouvoir extraordinaire de l’outsourcing. Alors, concrètement qu’est-ce que ça signifie ? Outsourcer quelque chose, c’est le sous-traiter. L’externaliser. C’est gagner du temps. Il vous suffit d’imaginer toutes les tâches chronophage que vous pourriez outsourcer, au hasard :
- Filtrer vos e-mails
- Envoyer des cartes de remerciements/voeux
- Acheter des billets d’avions/trains
- Réserver un hôtel
- Préparer un powerpoint pour une présentation
- Envoyer des factures
Et ce n’est qu’un aperçu de tout ce que vous pouvez externaliser. Que ça soit des sites spécialisés dans une de ces tâches (Corus pour la facturation par exemple) ou des assistants virtuels tels que TimeSvr, le concept est en vogue actuellement et les tarifs sont de plus en plus attractifs.