Rencontre avec Amber, co-fondatrice de Mail Billy, qui nous partage son expérience du travail remote. Dans sa boîte, pas de bureaux et tous les collaborateurs freelances travaillent à distance.
Mail Billy c’est quoi ?
Mail Billy est une plateforme en ligne qui facilite les corrections, traductions et créations de contenu multilingue pour les entreprises. L’objectif est de proposer une traduction 100% native par pays. Il est également possible de faire de la transcréation. Il s’agit de reprendre le concept pour le retravailler dans la langue souhaitée. Aujourd’hui, Mail Billy révolutionne la traduction et l’amélioration de contenu multilingue.
Comment Mail Billy fonctionne au quotidien
Avec l’équipe fixe, composée, des fondateurs et de leur développeur, l’équipe de Mail Billy comprend également une soixantaine de collaborateurs en freelance basés partout dans le monde.
“Nous sommes capables d’intervenir dans une quinzaine de langues, pour la plupart des langues européennes, mais on travaille aussi maintenant avec une équipe japonaise.”
La plateforme a un algorithme qui transfert les projets soumis sur la plateforme vers des traducteurs en fonction notamment du type de contenu à rédiger, de l’urgence de la mission et de la langue souhaitée.
Pour Amber, le fait d’avoir des experts aux quatre coins du monde est un sérieux atout : “En fin de journée si on a des demandes urgentes, on les laisse aux personnes qui viennent de se réveiller, et ça c’est très bien ! De notre côté on rentre, on finit notre journée et eux, ils prennent le relai. On peut alors dire à nos clients qu’ils seront livrés demain matin ou dans 2 jours. C’est notre effet “Waouw” auprès des clients”.
Le recrutement des collaborateurs freelances
Chez Mail Billy, Amber est Business Developer et Jason, son associé, est en charge du recrutement des experts et des talents. Tous deux sont originaires des Etats-Unis. Au départ de l’aventure, ils cherchaient, sur Lille et ses alentours, des expatriés qui voulaient traduire sans pour autant être des traducteurs. Ils se sont rapidement rendu compte que, pour accéder à beaucoup plus de talents, ils devaient ouvrir leur pool de recrutement. Et tout débuta avec un contact aux Etats-Unis, sorti d’une des meilleures écoles de traduction américaine : “On lui envoyait plein de projets, voire trop et du coup c’est lui qui a proposé de nous mettre en contact avec ses amis de l’école. Le monde de la traduction ça se passe entre eux. C’est le bouche à oreilles qui sert énormément dans notre métier.”
La vie de bureau sans bureau
Depuis sa création,Mail Billy est une entreprise libre ou chaque collaborateur se fait confiance.
“Nos collaborateurs ont la liberté de travailler de chez eux ou dans un espace de coworking. Ça stimule le cerveau de changer d’environnement. “
Pour permettre cette liberté, certains outils ont été mis en place pour favoriser les échanges internes. Leur “bureau virtuel”, leur permet d’échanger tous les jours avec leurs collaborateurs disséminés aux quatre coins du monde. Ils utilisent l’outil Slack pour communiquer sur les tâches de la journée, poser des questions, échanger sur des thèmes variés. L’utilisation de cet outil est central dans l’organisation de Mail Billy. Il relie les collaborateurs entre eux et accroît leur sentiment d’appartenance. Ces outils répondent au besoin de faire partie d’un groupe et d’échanger avec d’autres personnes sur sa journée comme des collègues le feraient autour de la machine à café.
Cela permet également aux collaborateurs d’être plus efficace dans leur travail. De se connecter ou se déconnecter tout en profitant de travailler à la maison. Ils ont ainsi une grande liberté pour organiser leur journée comme ils le souhaitent.
“Les traducteurs avec qui on travaille sont très contents de travailler de chez eux, de ne pas forcément interagir avec des clients, de se concentrer sur le travail et les mots.”
Le grand saut vers le travail remote
C’est en constatant que l’organisation avec les équipes de freelances fonctionnaient bien à distance qu’ils ont décidé de sauter le pas eux aussi.
“Pourquoi ne pas avoir le temps, la liberté d’aller chez nos clients si l’on veut, d’aller bosser à droite et à gauche, d’être visible dans d’autres écosystèmes ?”
Amber explique que le fait d’être localisé à Euratechnologies est une bonne chose pour Mail Billy car elle est facilement identifiée. Cependant, le fait d’avoir un bureau dans cet écosystème a ses limites.
“Le fait de pouvoir travailler à distance nous permet d’être plus proche de nos clients en travaillant de chez eux parfois, d’être présents dans d’autres écosystèmes et de donner à Mail Billy plus de visibilité.”
De plus, depuis septembre, nous avons constaté que nous passions le plus clair de notre temps à l’extérieur et que notre bureau était souvent vide. Les journées de travail passées chez nous, chez un client ou dans un espace de coworking étaient plus productives que celles passées dans nos bureaux. “
Il devenait donc évident de passer au travail remote pour toutes ces raisons. Mais cela ne signifie pas pour autant quitter l’écosystème d’Euratechnologies. Ils veulent continuer à bénéficier de la richesses des contacts qu’ils ont là bas.
“C’est pas dans les bureaux que Mail Billy vit…. Quand on a besoin de se voir avec l’équipe, on va trouver un lieu pour se réunir, louer un espace, un bureau privée ou une salle de réunion pour quelques heures ou quelques jours sur MOFFI par exemple. On a plein de possibilités !”
Comment l’environnement de Mail Billy perçoit le travail remote
Il faut savoir que le travail remote est très répandu dans les pays Anglo-Saxons. Certaines entreprises, comme WordPress, ont même carrément fermé leurs bureaux. Les salariés ont tout simplement décidés de ne plus venir y travailler. En France les entreprise qui proposent le travail remote font encore cas d’exceptions. Et notamment parce que le code de travail ne s’est pas encore adapté, même si des changements sont à prévoir.
Il est donc naturel qu’à l’annonce de leur décision aux entreprises de l’écosystème, cela a soulevé des interrogations :
” Est-ce que ça veut dire que c’est la fin ?” “ Non, c’est surtout la prochaine étape.”
“ Remote c’est quoi ? Ça veut dire que vous ne voulez pas voir vos collaborateurs ?” “Non ce n’est pas que je ne veux pas les voir. C’est que, entre travail et confort, pourquoi ne pas avoir les deux en même temps et être plus efficace ?”
“Est-ce que vous avez l’intention de rester dans l’écosystème (Euratechnologies) ?” Bien sûr, le but n’est pas de se couper de l’écosystème et des ses avantages !“
Amber a également constaté que spontanément, les personnes qu’elle côtoie dans l’écosystème lui proposent de venir travailler dans leur bureau, pour quelques heures ou la journée, ou juste pour boire un café. Elle a alors réalisé que les gens sont heureux de pouvoir remplir leurs chaises vides avec des contacts, des amis ou des clients. Et cela bénéficie à tout le monde : ceux qui proposent un bureau et ceux qui en cherchent, et ainsi avoir l’occasion de faire des rencontres, d’échanger, de partager, etc…
L’avenir de Mail Billy
Amber et son associé Jason envisagent de se développer à l’international et de s’implanter au Canada. Ils connaissent plusieurs entreprises de l’écosystème qui ont déjà sauté le pas. Ils espèrent que cette méthode de travail continuera de faire ses preuves et pourra être appliquée dans d’autres pays.
“Si ça marche ici, il n’y a pas de raison pour que ça ne marche pas aussi là bas.”
*Les origines de Mail Billy :
A l’origine Mail Billy est né à Euratechnologies. Jason et Amber étaient en période d’incubation à ce moment là.
“A l’époque, on voulait créer des jeux linguistiques basés sur des séances cognitives. Mais en fait on était assez souvent sollicités pour des traductions. C’était toujours des tâches rapides, que le client ne pouvait pas envoyer chez un freelance ou une agence de traduction. C’était des demandes parfois trop spécialisées aussi, par exemple pour le marketing, les baselines etc… Des petites phrases qui sont très importantes pour l’image de marque d’une entreprise mais pas assez importantes pour un freelance. Nous avons des freelances qui ne travaillent que pour des projets au delà de 30€ par exemple. Un client ne va pas payer 30€ pour 5 mots. On s’est dit qu’avec toutes les demandes qu’on recevait, il y avait peut être quelque chose à faire”
Des tests ont été réalisés en parallèle : les jeux de science cognitive et Mail Billy. Puis rapidement Jason et Amber se sont entièrement dédiés à leur plateforme de traduction pour les professionnels.