Le flex office, ce n’est pas seulement une refonte de ses espaces de travail. Il implique une modification en profondeur de l’ensemble du fonctionnement interne. Votre organisation actuelle, vos objectifs futurs et, bien évidemment, la situation sanitaire sont des éléments à prendre en compte pour ce type de projet.
Le flex office est-il fait pour votre entreprise ? Vous seul avez la réponse. Le flex office est avant tout un état d’esprit. C’est une façon de fonctionner qui nécessite de repenser sa façon de travailler. Pour vous aider à y voir plus clair, nous allons vous expliquer comment ce mode de travail peut s’avérer intéressant pour votre organisation.
Pourquoi opter pour le flex office ?
Un aménagement des espaces basé sur les besoins
Le flex office présente de nombreux avantages pour l’ensemble des collaborateurs. Ce sont leurs besoins qui déterminent l’aménagement des espaces de travail. Il mixe ainsi plusieurs environnements dans l’entreprise pour permettre à chacun d’avoir l’espace le plus adapté à son activité à un instant T. Les espaces doivent être construits en fonction des profils des collaborateurs, leur activité, et l’état d’esprit de l’entreprise. Vous pouvez par exemple mettre en place plus ou moins de salles de réunions, de box individuels, d’espaces détente ou encore de salles de créativité. L’objectif de cet aménagement est d’optimiser l’occupation de vos espaces.
Pour les plus petites entreprises, le flex office peut également s’avérer efficace. Elles devront cependant aménager des espaces propices à la collaboration et d’insuffler un management basé sur la confiance.
Le flex office pour développer sa marque employeur
En tant que dirigeant d’entreprise, il est primordial de faire en sorte que ses collaborateurs soient heureux au travail. Pour cela, plusieurs facteurs doivent être pris en compte : les missions effectuées, les relations en interne, l’équilibre vie professionnelle/vie privée et l’environnement de travail. Ce dernier, en étant optimisé via une solution flex office, aura une influence sur l’ensemble des autres facteurs énoncés précédemment. Les collaborateurs auront la possibilité de changer de lieu de travail en fonction de leur(s) besoin(s). Ils pourront par exemple, lors d’une journée sans réunion, se rendre dans un espace de coworking. Le flex office inclut également la possibilité de travailler à domicile, pour un meilleur équilibre vie professionnelle/vie privée. Tous ces bénéfices développent la marque employeur de l’entreprise et renforcent la fidélité des collaborateurs.
La nécessité de se faire accompagner
Passer en flex office, c’est revoir complètement l’organisation de travail au sein de son entreprise. Pour réussir cette transformation, un accompagnement par des professionnels s’avère nécessaire. L’implémentation d’un nouveau mode de travail comme le flex office doit être couplée avec l’intégration d’outils spécialisés afin de faciliter l’ensemble du processus.
Aujourd’hui, de nombreuses entreprises adeptes du flex office proposent à leurs collaborateurs de réserver un espace de travail via une application mobile ou une plateforme dédiée. Cela leur permet d’éviter ce sentiment d’inquiétude lié à l’obtention ou non d’un poste de travail que peuvent avoir certains salariés en début de journée. Ils peuvent ainsi avoir une visibilité sur l’ensemble des salles et bureaux disponibles avant de réserver. Les dirigeants bénéficient également de cette visibilité sur tous les espaces. Via une solution comme MOFFI, ils sont en mesure de constater en temps réel l’occupation des postes. Sur un seul et même outil, ils ont la possibilité de réserver un espace de travail au sein d’un espace tiers (coworking, incubateurs, hôtels, etc.), dans le(s) bâtiment(s) de votre entreprise ou de déclarer une journée de home office.
Opter pour une organisation de travail plus flexible nécessite une transformation du management et une réflexion sur les outils à utiliser. Une fois ces étapes passées et optimisées, le flex office permet à votre entreprise de développer sa marque employeur auprès de vos collaborateurs. Dans un contexte incertain, miser sur la flexibilité peut s’avérer payant. Cela permet de maintenir un niveau d’activité tout en évitant l’isolement des collaborateurs.
Vous souhaitez bénéficier des avantages du flex office ? L’équipe MOFFI se tient à votre disposition. N’hésitez pas à nous contacter juste ici.