L’IDET vient tout juste de sortir son nouvel exemplaire des Buzzy Ratios. L’objectif de cette étude ? Apporter un éclairage sur le coût des environnements de travail. Et le moins que l’on puisse dire, c’est que ces chiffres donnent le tournis 😵💫 En moyenne, chaque poste de travail représente un coût annuel de 13 659€ pour les entreprises. Il s’agit d’ailleurs de la deuxième dépense la plus importante après les salaires. Après avoir lu cette étude, nous n’avons pas pu nous empêcher de faire le lien avec le flex office. Plus de télétravail, espaces modernes, hausse du bien-être… les avantages du flex office ne sont plus à présenter. Il y a tout de même un sujet qui interroge encore et pour lequel les réponses sont moins évidentes : quel est son coût réel ?
Les frais liés au flex office
Tout d’abord, analysons les frais générés par le passage en flex office. Cette transition a une influence sur l’ensemble de l’entreprise, ce qui représente évidemment un coût. Dans la suite de cet article, nous allons en présenter deux qui, selon nous, sont les principaux.
Le réaménagement des espaces de travail
C’est la première étape d’un projet flex office. Car oui, passer au flex office, ce n’est pas seulement mettre en place du télétravail et laisser les collaborateurs s’asseoir où ils le souhaitent. C’est bien plus que cela ! L’environnement de travail doit être adapté à cette nouvelle organisation. Les types d’espaces de travail sont divers et adaptés aux besoins changeants des collaborateurs : des zones de travail collaboratif, des espaces de détente, des postes de travail partagés, des salles de créativité, etc.
Le coût d’aménagement pour de nouveaux espaces est très variable. Il varie en fonction de la surface totale, du choix de disposition des bureaux, du mobilier ou encore de l’importance des travaux. Concrètement, les dépenses pour le réaménagement des espaces de travail peuvent être séparées en trois parties :
- Le conseil : Cette première partie englobe les frais associés à la consultation d’experts en aménagement, en architecture, ou en design d’intérieur. Le montant de ces services dépend de la taille de votre projet et de la complexité de votre espace de travail. Ces experts jouent un rôle essentiel pour s’assurer que l’aménagement correspond aux besoins de votre entreprise et de vos employés.
- Le mobilier : Le choix du mobilier adapté à un environnement de flex office peut varier considérablement. Les options vont des solutions d’ameublement économiques aux meubles design haut de gamme. Le budget alloué dépendra de la qualité et du style souhaités.
- La main-d’œuvre sur le terrain : La deuxième partie des dépenses est liée à la main-d’œuvre nécessaire pour effectuer les travaux d’aménagement. Cela inclut la construction, la rénovation, le déplacement de cloisons, l’installation de mobilier, le contrôle d’accès etc etc. Les charges varient en fonction de la taille de l’espace, du niveau de personnalisation souhaité et de la région géographique où se trouve votre entreprise.
Prévoir ces trois volets de dépenses est essentiel. Cela offre une vision claire des charges totales de la transformation de votre espace de travail en un environnement de flex office.
La sélection d’un logiciel de gestion du flex office
Pour être efficace, la gestion du flex office doit se faire à partir d’un logiciel dédié (on vous en présente un dans la suite de cet article 👀).
Les coûts de ces logiciels varient. Ils sont généralement composés d’un abonnement mensuel, variant entre 2 et 3€ par espace de travail (poste de travail, salle de réunion, etc.) ou par collaborateur. Ajoutez à cela des frais d’accompagnement et de configuration. En moyenne, ils représentent environ 3 € par utilisateur par mois. Si votre entreprise compte 100 employés, cela équivaut à un coût mensuel d’environ 300 €.
Un investissement qui se justifie par une gestion des espaces simplifiée et par la satisfaction des employés. De plus, la mise en place du flex office est aussi source d’économies grâce à la diminution de la surface totale de l’environnement de travail.
Les économies réalisées
Le passage en flex office ne permet pas de gagner de l’argent tout de suite, soyons clairs. Mais à moyen terme, oui, il y a une vraie économie.
Baisse du nombre de bureaux
L’un des avantages les plus manifestes du flex office réside dans la réduction du nombre de bureaux permanents. Et évidemment, cette réduction entraîne des économies significatives. Par exemple, pour les entreprises ayant des accords télétravail de deux à trois jours par semaine, on s’aperçoit qu’il y a un réel potentiel de réduction de la surface : de 20 à 40% !
Les collaborateurs venant moins régulièrement au bureau, les entreprises peuvent réduire le nombre de postes de travail. Prenons l’exemple d’une entreprise de 1000 collaborateurs qui décide de passer au flex office avec MOFFI (quelle belle idée ! 🤩). Elle autorise jusqu’à 3 jours de télétravail par semaine aux équipes. Par conséquent, elle prend la décision de supprimer un étage et de passer son nombre de postes de travail de 1000 à 800. Cela représente une économie de 2 731 000 (13 658€ x 200 = 2 731 600). Bien entendu, il faut déduire de cela les charges liés au réaménagement des bureaux, l’abonnement à un logiciel flex office, ainsi que d’autres frais comme le ménage, le chauffage, l’électricité, etc.
Les coûts liés à l’énergie
En 2022, l’industrie française a été frappée de plein fouet par l’explosion des prix de l’énergie. D’après une enquête de l’Insee, le mégawattheure d’électricité dans l’industrie a augmenté en moyenne de 45% l’an passé. Pour le gaz, il a plus que doublé en atteignant les +107%. Les grandes entreprises ont été les plus touchées par ces évolutions. Pour l’électricité et le gaz, les entreprises de plus de 250 salariés ont subi des hausses de 4% pour l’électricité et 121% pour le gaz, contre respectivement +39% et +69% pour les entreprises de 20 à 49 salariés.
Maintenant que nous avons vu les chiffres, réfléchissons à une solution. Et si l’on réduisait l’espace de bureau ? 🤔 Cela devrait permettre de réduire également les frais énergétiques. Moins de bureaux donc moins de surface à chauffer, moins d’équipements à alimenter, etc.
Reprenons l’exemple de cette entreprise de 1000 collaborateurs. En réduisant son nombre de postes de travail à 800, elle a pu réaménager ses environnements de travail et supprimer complètement un étage. Dans ce cas, l’économie réalisée est colossale. En 2022, l’IDET indiquait que le coût de l’énergie pour les entreprises était de 20€ par mètre carré. En nous basant sur ces chiffres, la suppression d’un étage de 1000m2 permettrait donc d’économiser la somme de 20 000€, rien que sur l’énergie.
Mesurer sa rentabilité
Les indicateurs financiers
- Économies immobilières : il s’agit de la réduction des frais liés à l’immobilier, comme la location de bureaux, l’électricité, le chauffage, la maintenance, etc.
- Productivité : pour la mesurer, observez les gains de temps ou les augmentations de production, et convertissez-les en gains financiers.
- Réduction des frais de voyage : le flex office permet une réduction des déplacements professionnels, et donc des économies sur les frais de déplacement
- Coûts de déménagement : lors de la transition vers un espace de travail flexible, les frais de déménagement et de réaménagement sont des éléments financiers importants à prendre en compte.
Les indicateurs non financiers
Il est important de noter que les avantages du flex office ne se limitent pas aux économies financières. Il est donc essentiel de prendre en compte des indicateurs non financiers pour obtenir une image complète de la rentabilité de cette approche.
- Satisfaction des employés : partagez à vos collaborateurs des enquêtes de satisfaction et suivez leurs retours sur leur expérience de travail.
- Taux de rétention : la capacité du flex office à attirer et à retenir des talents peut être évaluée en surveillant le taux de rétention du personnel.
- Absences et congés maladie : vous remarquez une baisse des congés maladies et des absences ? Votre environnement de travail semble donc plus sain et satisfaisant.
- Taux d’utilisation des espaces : suivez la fréquentation et l’utilisation des différents espaces de travail flexibles pour avoir un aperçu de leur optimisation.
- Innovation et créativité : l’impact du flex office sur l’innovation et la créativité de vos employés peut être évalué à travers des projets ou des idées novatrices.
- Agilité de l’entreprise : l’aptitude de l’entreprise à s’adapter rapidement aux changements peut être un indicateur non financier important.
Et avec MOFFI, combien ça coûte ?
Chez MOFFI, nous portons une attention particulière au bon accompagnement de nos clients. En interne, nous avons développé une expertise sur la conduite du changement. L’intérêt de cela est simple : faire en sorte que chaque transition vers le flex office soit réussie. Car oui, mettre en place cette organisation doit se faire étape par étape pour ne pas bouleverser du jour au lendemain les habitudes des équipes.
Notre offre évolue donc en fonction du degré d’accompagnement souhaité :
- Offre Essentiel : nous vous partageons une formation sous forme de tutoriels vidéos et un service support par chatbot et e-mail. Cette offre est plutôt adaptée aux projets de petite envergure (moins de 150 collaborateurs)
- Offre Standard : nous nous occupons de toute la configuration de votre environnement et vous accompagnons jusqu’au lancement de l’outil en interne. Un rendez-vous avec notre équipe pour le lancement et la formation est aussi inclus dans cette offre.
- Offre Premium : accompagnement aux petits oignons comprenant une formation personnalisée et une équipe projet dédiée tout au long de votre utilisation de l’outil.
Concernant les prix de l’abonnement, nous proposons un tarif à l’espace de travail (poste de travail, salle de réunion, box de confidentialité) à partir de 2,50€ par poste de travail. À noter que pour chacune de nos offres, nous vous permettons de vous interconnecter avec vos outils du quotidien : Slack, Teams, Google Calendar, SIRH…
Pour plus d’infos sur nos offres, rendez-vous sur notre site 📍
Enfin, vous pouvez également planifier une démo personnalisée de notre solution. Vous pourrez ainsi échanger avec un expert du travail hybride sur votre projet et découvrir les fonctionnalités de MOFFI 👋