Il est loin le temps où le bureau était un lieu imposé, où tout le monde devait pointer à 9h, un café à la main et les yeux à moitié ouverts. Avec la montée du télétravail et les changements dans nos habitudes de travail, les entreprises doivent redoubler d’inventivité pour attirer les équipes de nouveau dans les locaux. Mais comment motiver les troupes à lâcher leurs pantoufles pour revenir au bureau ? La solution : le flex office. Voici 6 astuces pour faire du bureau un lieu où vos collaborateurs veulent venir, et non pas où ils doivent venir.
1. Créez des espaces inspirants et modulables
Un bureau, c’est bien. Un lieu où l’on se sent bien, c’est mieux. Le flex office, c’est la possibilité d’aménager les espaces en fonction des besoins de chacun. Plus question de rester figé dans un open space impersonnel où le bruit et les distractions règnent en maîtres. L’idée ? Créer des zones modulables, adaptées à des types de travail variés : brainstorming en groupe, concentration maximale, ou détente créative.
Imaginez un bureau où chaque jour offre la possibilité de choisir son environnement de travail. Un espace lumineux pour les moments créatifs, une zone cocooning pour se concentrer, et pourquoi pas un coin café convivial pour les réunions informelles ? Laissez la créativité prendre le dessus et faites du bureau un véritable terrain de jeu.
Résultat : vos collaborateurs se sentiront plus à l’aise de revenir, sachant qu’ils trouveront toujours l’espace qui leur correspond à l’instant T.
2. Offrez de la flexibilité sans perdre de vue la cohésion
Flexibilité ne veut pas dire isolement. C’est bien là tout l’art du flex office : offrir une flexibilité maximale tout en préservant le lien social au sein des équipes. En d’autres termes, laisser la possibilité à chacun de choisir ses jours de présence au bureau, mais aussi créer des moments de rassemblement.
Vous pouvez instaurer des « rendez-vous d’équipe » réguliers au bureau, des moments choisis où tout le monde se retrouve autour d’un projet, d’une réunion, ou d’un simple déjeuner. Cela permet de maintenir l’esprit d’équipe et la cohésion, tout en respectant les envies et besoins de flexibilité de chacun.
Résultat : la flexibilité devient un atout, sans pour autant diluer la culture d’entreprise.
3. Proposez des services et avantages exclusifs au bureau
Le télétravail a ses avantages, certes. Mais si venir au bureau offrait encore plus ? Pour rendre la présence au bureau irrésistible, proposez des services que l’on ne peut pas avoir depuis chez soi. Cela peut être des snacks healthy, une salle de sport, des cours de yoga, ou même des sessions de massage !
L’idée, c’est de transformer le bureau en un lieu de bien-être, en offrant des avantages tangibles qui créent une réelle différence avec la routine du télétravail. Parce qu’après tout, qui dirait non à une séance de massage entre deux réunions ?
Résultat : vos équipes associeront leur venue au bureau à un moment privilégié et agréable.
4. Intégrez la technologie à votre environnement
Le flex office ne peut pas s’organiser via un tableau Excel. Pour que chacun puisse choisir son poste de travail en fonction de ses besoins et de ses horaires, il est essentiel de s’appuyer sur un logiciel spécialisé. Une solution flex office comme MOFFI ou Waldo permet non seulement de réserver facilement un bureau ou une salle de réunion, mais c’est aussi un formidable outil de suivi pour les gestionnaires et les managers. Ils visualisent l’occupation des bureaux en temps réel et profitent de panels de statistiques qu’ils peuvent exporter librement.
Grâce à ces logiciels, la gestion des bureaux devient fluide et intuitive. Plus besoin de se demander s’il y aura un espace libre pour la réunion de 14h ou si l’équipe marketing occupe déjà toute la zone calme. Chaque collaborateur peut visualiser en temps réel les disponibilités des espaces, choisir son poste en fonction de ses préférences (proche de l’équipe, plus au calme, etc.), et réserver en quelques clics.
Résultat : une organisation optimisée, où chacun peut travailler dans un environnement adapté, tout en évitant les problèmes logistiques. En intégrant la technologie, vous rendez le flex office pratique et agréable, créant une expérience sur-mesure pour vos équipes.
5. Redéfinissez la culture d'entreprise autour de la flexibilité
Le flex office n’est pas seulement un changement d’espace, c’est un changement de culture. Il est essentiel d’accompagner cette transition avec une communication claire autour des nouvelles valeurs de l’entreprise. Cela passe par une redéfinition des règles, des modes de travail, et des attentes.
Montrez que la flexibilité est au cœur de vos préoccupations. Encouragez les équipes à s’approprier cette nouvelle organisation et à en tirer parti. Mettez en avant les résultats positifs du flex office : une plus grande autonomie, une meilleure gestion du temps, et surtout, un bien-être renforcé.
Résultat : les collaborateurs comprennent que le retour au bureau n’est pas synonyme de rigidité, mais d’une nouvelle façon de travailler, plus agile et adaptée à chacun.
6. Proposez des événements uniques au bureau
Qui a dit que le bureau ne devait être qu’un lieu de travail ? Organisez des événements exclusifs, que l’on ne pourrait pas vivre à distance. Cela peut aller d’un atelier cuisine avec un chef, à des conférences inspirantes, en passant par des activités de team building originales.
Ces événements doivent être pensés pour créer du lien et de la convivialité entre les équipes, tout en apportant une véritable valeur ajoutée. Le bureau devient alors un lieu de découverte, d’échanges, et de moments partagés, loin du simple « 8h-18h ».
Résultat : revenir au bureau devient synonyme de moments uniques, que l’on attend avec impatience.
En résumé 🔎
Le flex office est plus qu’une solution pratique pour gérer les espaces de travail, c’est aussi un levier puissant pour motiver vos équipes à revenir au bureau.
Espaces inspirants, flexibilité, services exclusifs, collaboration renforcée, culture d’entreprise renouvelée, et événements uniques sont autant de clés pour redonner envie à vos collaborateurs de poser le pied au bureau, avec le sourire.
Alors, prêts à transformer votre bureau en un lieu où il fait bon vivre et travailler ? Le flex office pourrait bien être la réponse que vous attendiez.