Définition : desk booking
Le desk booking, c’est la réservation de bureaux partagés via un logiciel dédié, permettant aux employés de choisir et de réserver un poste de travail à l’avance. Avec le desk booking, chaque employé sait exactement où il travaillera, réduisant le stress et augmentant la productivité. Les entreprises voient une utilisation optimale de leurs locaux, évitant les bureaux vides et les surcharges d’espaces.
Quels sont les avantages du desk booking ?
Pour les entreprises
Le desk booking offre de nombreux avantages pour les entreprises. Il optimise l’utilisation de l’espace, réduisant ainsi les bureaux vides et maximisant chaque mètre carré. Cette solution apporte également une grande flexibilité, permettant aux employés de réserver un bureau en fonction de leurs besoins, ce qui favorise le télétravail et le travail flexible. Cela conduit à une réduction des coûts grâce à une utilisation plus efficace de l’espace, diminuant les dépenses liées au loyer et à l’entretien. En améliorant l’organisation, le desk booking élimine le stress lié à la recherche d’un bureau libre. Il facilite aussi la collaboration en permettant aux employés de choisir leurs voisins de bureau, renforçant ainsi le travail d’équipe.
Grâce à l’analyse des données d’occupation, les entreprises peuvent ajuster leurs espaces de travail selon les besoins réels. Enfin, cette solution améliore le bien-être des employés en réduisant le stress et en garantissant un espace de travail réservé. En somme, le desk booking est une réponse moderne et efficace aux défis de l’organisation spatiale des entreprises, offrant à la fois des économies et un environnement de travail optimisé.
Pour les collaborateurs
Le desk booking améliore considérablement les conditions de travail des équipes. Il apporte une flexibilité optimale, permettant de choisir où et quand travailler selon ses besoins et envies, tout en réduisant le stress lié à la recherche d’un bureau libre grâce à la réservation à l’avance. Cela améliore le bien-être en garantissant des conditions de travail adaptées et personnalisées.
De plus, il favorise la collaboration en permettant de s’installer près de ses collègues, et une meilleure gestion du temps en éliminant les imprévus liés à l’installation. En somme, le desk booking transforme le quotidien professionnel en offrant une flexibilité inédite, un confort personnalisé et une organisation sans faille.
Comment mettre en place un logiciel desk booking ?
Évaluez vos besoins
Identifiez les défis spécifiques de votre entreprise et les fonctionnalités nécessaires pour y répondre. Référencez dans un cahier des charges les réponses aux questions suivantes :
- Quel est le nombre d’espaces de travail et de collaborateurs concernés ?
- Avez-vous besoin d’un plan du bâtiment ?
- Quelles sont les règles d’accès et de réservation que souhaitez configurer ?
- Quel est la date de mise en place ciblée ?
Sélectionnez une application
Comparez différents logiciels flex office en fonction de leurs fonctionnalités, de leur convivialité et de leur compatibilité avec vos systèmes existants. Par exemple, un logiciel de gestion des bureaux intégré dans Microsoft Teams permettra aux équipes d’utiliser l’application directement dans Teams et ainsi de limiter la multiplication des outils en interne.
Personnalisez la solution
Configurez les règles d’accès aux différentes zones en fonction des groupes de collaborateurs. Vous pouvez notamment indiquer dans l’outil que seuls certains utilisateurs ont accès à un étage, un open space ou à une zone de travail.
Formez vos salariés
L’intégration d’un nouveau logiciel entraîne un changement dans le quotidien des équipes, cette étape doit donc être gérée avec précaution. Pour cela, définissez une équipe ou au moins une personne 100% dédiée au projet. Elle pourra ensuite organiser des sessions de formation pour faire en sorte que tous les utilisateurs soient familiers avec le logiciel.
Combien coûte un outil de desk booking ?
Le coût d’un logiciel de desk booking peut varier selon plusieurs facteurs comme les fonctionnalités, le nombre d’utilisateurs, de bureaux et la politique tarifaire du fournisseurs. Par exemple, certaines entreprises optent pour une stratégie de prix à l’utilisateur quand d’autres choisissent une facturation à la ressource (salle de réunion, bureau, box de confidentialité…).
D’autres coûts sont à considérer dans le cadre d’un projet de cette envergure :
La personnalisation
Votre projet flex office comprend des cas d’usages spécifiques qui ne font pas partis du panel de fonctionnalités des fournisseurs ? Vous pouvez très bien leur en parler pour évaluer la possibilité d’un développement. Cependant, il faut être conscient que cela engendra probablement des coûts supplémentaires.
La gestion de projet
La conduite du changement est une pratique à part entière qui nécessite une certaine expertise. Le passage au flex office est un changement pouvant être radical pour certains. Plus de postes attitrés, refonte des locaux, nouveaux types d’espaces et lancement d’une application dédiée sont autant d’éléments pouvant en freiner plus d’un(e). Les collaborateurs étant les utilisateurs finaux de l’application, il est primordial qu’ils soient formés à sa bonne utilisation.
Le service de maintenance et de support
En fonction du contrat en vigueur avec le fournisseur, des frais de maintenance peuvent être appliqués.
MOFFI et Waldo, deux solutions 100% intégrées !
On en parlait précédemment dans cet article, opter pour un logiciel desk booking c’est bien, mais opter pour un logiciel flex office intégré à Microsoft ou Google, c’est mieux ! Vous limiterez ainsi la multiplication des logiciels qui peut s’avérer difficile à gérer pour les équipes.
MOFFI, l'appli flex office pour Google
Le cœur de métier de MOFFI, c’est la gestion des espaces de travail. Open space, bureaux privés, salles de réunion, box de confidentialité, MOFFI facilite la gestion de tous ces différents espaces. Créé en 2016, MOFFI fait partie des pionniers du flex office. En plus de son expertise en réservation de bureaux, l’entreprise a aussi fortement développé son réseau de partenariats et d’intégrations, devenant ainsi l’une des solutions les plus intégrées du marché. Avec Google notamment, MOFFI permet de réserver des salles de réunion directement depuis Google Agenda ou encore avec Google Chat. Pour ce dernier, le collaborateur reçoit des rappels de réservation, il a la possibilité de confirmer ou d’en annuler une et peut également poser des questions au chatbot. Par exemple : Qui est au bureau demain ? Où travaille Léo ?
MOFFI se synchronise également avec la fonctionnalité « Workspace Location » de Google. Ainsi, lorsqu’une réservation de bureau est effectuée depuis MOFFI, le lieu de travail du salarié est mis à jour dans son agenda et indique le statut « Bureau ». À l’inverse, si la déclaration provient de Google, le bureau favori du collaborateur lui sera réservé.
Waldo, la solution conçue pour Microsoft Teams
Waldo est une application de réservation de bureaux et de parkings dédiée à Microsoft Teams. En tant que collaborateur, je visualise les espaces disponibles sur la carte et je réserve mon bureau en seulement quelques clics. Waldo offre également des fonctionnalités IA qui facilitent le quotidien des collaborateurs sur l’app. Par exemple, en fonction de vos habitudes de travail, Waldo vous propose le bureau le plus approprié, à proximité de votre équipe et avec les équipements dont vous avez besoin. Vous pouvez aussi communiquer avec Waldo par le biais du chat. Besoin de savoir où sont vos collègues ? Quelle est votre semaine de travail ? Demandez tout simplement au chatbot Waldo, il vous répondra en une seconde !
Le tout, directement depuis Microsoft Teams. Car oui, c’est bien ça la grande force de Waldo : son intégration native à Microsoft Teams.
Et devinez quoi ? Waldo propose aussi une version gratuite la rendant accessible à tous. Vous pouvez la tester juste ici.