Comment instaurer le flex office lorsque l’on est une PME ? 

Le flex office est une organisation de travail qui encourage la collaboration et la flexibilité. Il crée un environnement qui permet aux salariés de travailler ensemble plus efficacement, tout en offrant la possibilité de travailler à distance si nécessaire. Ce type d’organisation peut être particulièrement bénéfique pour les petites et moyennes entreprises (PME) car il offre un moyen de maximiser les ressources et d’optimiser l’utilisation de l’espace. Voyons comment les PME peuvent intégrer le concept de bureau flexible dans leur modèle d’entreprise.

Identifier vos besoins

Avant de mettre en œuvre tout type d’aménagement de bureau, il est important de déterminer les besoins de votre entreprise en matière d’espace de travail. Il s’agit notamment de prendre en considération les types de tâches effectuées par vos collaborateurs, le nombre de personnes qui doivent accéder à l’espace à tout moment, et tout autre facteur unique lié à votre activité. Une fois que vous aurez identifié ces besoins, vous pourrez commencer à créer un plan d’aménagement ouvert qui y répondra.

Développer un plan d’aménagement immobilier ouvert

Une disposition des bureaux ouverte est essentielle à la réussite de la mise en place du flex office. Il encourage la collaboration entre les groupes et collaborateurs tout en permettant à chaque membre de l’équipe de disposer de son propre poste de travail en cas de besoin. Pour développer ce type d’aménagement dans votre PME, commencez par déterminer où chaque membre de l’équipe travaillera, puis créez des zones dans l’espace pour différentes tâches ou activités. Ces zones doivent inclure des espaces pour le travail individuel, les tâches collaboratives, les réunions, les pauses, etc., tout en veillant à ce qu’il y ait suffisamment de place pour tout le monde dans l’espace, sans surpeuplement ni manque d’intimité. Pour cela, il est préférable de se faire accompagner par une entreprise spécialisée dans l’aménagement d’espaces de travail comme Isofis, qui conçoit et aménage vos bureaux.

De plus, demandez-vous si vous souhaitez accorder du télétravail à collaborateurs ? Si oui, combien de jours sont autorisés dans la semaine ? À quelle fréquence ?

Intégrer la technologie

Un autre facteur important dans l’aménagement d’un bureau flexible est l’intégration de la technologie sur le lieu de travail. Cela implique de disposer d’un accès Wi-Fi fiable dans tout l’espace et de fournir des ordinateurs ou des smartphones aux employés qui en ont besoin. Vous pouvez également investir dans un équipement de vidéoconférence si le travail à distance fait partie de votre politique de flex office, car cela permettra aux employés de rester connectés quel que soit l’endroit où ils se trouvent. Enfin, n’oubliez pas d’incorporer du mobilier ergonomique dans votre installation afin que les employés se sentent à l’aise dans leurs activités quotidiennes, cela, dans l’objectif d’améliorer leurs conditions de vie au travail.

Choisir un outil flex office

Vous voilà enfin prêt à passer le cap du travail hybride ! Une dernière étape demeure pourtant importante : le choix d’un outil vous permettant de piloter le travail hybride dans votre PME.

Qu’est-ce qu’un logiciel flex office ?

L’utilisation d’un outil flex office pour piloter une PME est essentielle pour assurer une gestion efficace et transparente de l’ensemble des activités de l’entreprise. Un outil flex office est une solution numérique qui permet de gérer les espaces de travail flexibles, les réservations de salles, les agendas partagés et les activités de collaboration en ligne.

Dans un contexte où de plus en plus d’entreprises adoptent un modèle de travail hybride, c’est-à-dire une combinaison de travail en présentiel et à distance, l’utilisation d’un tel outil devient primordiale. En effet, le travail hybride peut poser des défis en matière de communication, de coordination et de suivi des tâches. Avec un outil flex office, les équipes peuvent collaborer efficacement en ligne et planifier leurs tâches en fonction de leur disponibilité et de leur localisation.

Quels sont ses avantages ?

Les avantages d’un outil flex office pour piloter une PME sont nombreux. Tout d’abord, il permet une meilleure utilisation de l’espace de travail en optimisant la planification et la réservation des espaces. Les employés peuvent facilement réserver des salles de réunion ou des postes de travail en fonction de leur besoin, de leur disponibilité et de leur localisation. De plus, les managers peuvent suivre l’utilisation de l’espace de travail en temps réel et ajuster les ressources en fonction des besoins.

Ensuite, un outil flex office permet de faciliter la communication entre les employés en proposant des outils de messagerie instantanée, de visioconférence et de partage de documents en ligne. Cela permet aux équipes de travailler ensemble de manière fluide, même si certains membres travaillent à distance.

Un autre avantage majeur de l’outil flex office est qu’il permet de suivre la productivité des employés, qu’ils travaillent en présentiel ou à distance. De plus, l’outil peut fournir des données analytiques sur l’utilisation des espaces de travail et des équipements, permettant aux managers de prendre des décisions plus éclairées en matière de planification et de budgétisation.

Enfin, l’utilisation d’un outil flex office peut contribuer à améliorer le bien-être des employés en favorisant un environnement de travail plus flexible et plus équilibré. Les employés peuvent travailler à distance quand cela est possible, évitant ainsi les déplacements inutiles et les horaires de travail contraignants. Cela peut également aider à réduire le stress et l’épuisement professionnel, contribuant ainsi à une meilleure qualité de vie au travail.

Pourquoi choisir MOFFI ?

MOFFI est outil flex office vous permettant de gérer votre PME en mode hybride.

En quelques clics, vos collaborateurs pourront réserver leurs espaces de travail : postes individuels, salles de réunion, et autres espaces (bulles de confidentialité, call-box…). Notre solution est disponible sur web, comme sur mobile, ce qui facilite les réservations et les déclarations. Vous pouvez également appliquer et suivre votre politique télétravail. Grâce à une cartographie interactive, vous saurez qui est au bureau ou qui est à distance. De même, notre outil vous permet aussi de déclarer et suivre les absences de vos salariés. Idéal pour les déplacements professionnels, les étudiants en alternance, ou les congés, vous visualiserez en un coup d’oeil qui est présent et qui est absent !

Conclusion :

La mise en œuvre de ce mode de travail dans une PME à de nombreux avantages et peut aider à maximiser l’efficacité et à optimiser l’utilisation de l’espace tout en encourageant la collaboration entre les équipes et les individus ! Si elle est réalisée correctement, elle peut conduire à une augmentation de la productivité et de la satisfaction professionnelle des membres du personnel. En prenant en considération les besoins spécifiques liés à votre modèle d’entreprise et en intégrant la technologie dans la conception de votre espace de travail, vous pouvez vous assurer que votre management de bureau flexible fonctionnera pour toutes les personnes concernées ! Avec nos conseils en tête, vous êtes sûr de créer un excellent environnement de travail qui permettra à la fois la flexibilité et la collaboration entre les équipes !

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