Avec le taux d’occupation des postes de travail qui a chuté considérablement durant les derniers mois, il ne fait aucun doute que les entreprises doivent s’adapter et définir une nouvelle façon de travailler. Pour les grandes organisations, la solution est le flex office. Mais comment ces entreprises peuvent-elles adopter ce système alors qu’elles ont des collaborateurs dispersés partout dans le monde ? Peuvent-ils bénéficier du même confort et de la même motivation à distance ? Dans cet article, nous allons présenter les techniques, pratiques et méthodes pour instaurer un flex office adapté aux besoins des grandes entreprises et discuter des avantages, et des solutions pour réussir cette transition.
Qu’est-ce que le flex office ?
Le Flex Office est une stratégie d’aménagement des espaces qui consiste à reconfigurer la façon dont les gens travaillent et interagissent sur leur lieu de travail. En mode hybride, les employés sont encouragés à rechercher des postes en fonction de leurs besoins, de leurs intérêts ou de leurs envies au sein même de l’espace de bureaux partagés par l’ensemble des collaborateurs. Dans une organisation en flex office, il n’y a pas de règles strictes quant à la façon dont cet espace doit être aménagé. Il existe cependant des principes généraux dont il faut tenir compte.
Définition du flex office
Le flex office est une solution innovante qui permet aux entreprises d’adapter leurs organisations en temps réel au changement environnemental et technologique. L’objectif de cette méthode de travail est d’offrir un environnement plus flexible pour les employés afin qu’ils puissent s’adapter et mieux collaborer. Le flex office permet aux entreprises de fournir des locaux adaptables aux différents types de travail (individuel, collaboratif ou mixte). Il offre également une variété d’options pour créer un cadre propice à l’innovation et à la concentration : open space, boxes individuels, salles de réunion, call-box, espaces communs informels…Cela permet à chaque collaborateur de choisir son emplacement et son environnement le plus adapté à sa tâche et mission du moment.
Avantages du flex office
Les avantages du flex office sont multiples : réduction des coûts immobiliers, meilleure productivité grâce au basculement vers un mode nomade fluidifié, augmentation du sentiment d’appartenance chez les salariés qui bénéficient d’une plus grande autonomie et liberté et stimulation de l’innovation grâce à une communication transparente basée sur des valeurs communes partagées par tous les membres du personnel. Le Flex Office améliore aussi les conditions de vie et de travail des collaborateurs, les salariés seront plus motivés à venir au bureau et seront plus productifs. En effet, selon une étude réalisée par notre partenaire JLL, 70% des collaborateurs qui pratiquent le travail hybride estiment être plus productifs au travail.
Comment mettre en place le flex office pour les entreprises ayant plus de 1000 collaborateurs ?
Mettre en place le flex office ne se fait pas sans préparation préalable ; ce type de projet demande un investissement important tant matériel qu’humain. Il est donc essentiel pour les grandes entreprises de prendre le temps nécessaire pour évaluer adéquatement les besoins spécifiques du lieu de travail et mettre en œuvre un management cohérent tout en tenant compte des objectifs professionnels des collaborateurs.
Étape 1 : Évaluer les besoins et les objectifs
Lorsqu’une entreprise souhaite passer en mode hybride, elle doit évaluer les besoins spécifiques de l’espace de travail et déterminer ses objectifs. Quelle est la culture d’entreprise ? Quel type d’habiletés sont nécessaires pour atteindre les objectifs ? Quelles fonctions et responsabilités sont mieux effectuées avec une certaine flexibilité ? Quelles tâches extérieures peuvent être effectuées sans avoir à se rendre physiquement au bureau ? Mais aussi sur la politique de télétravail : Mes collaborateurs ont-ils droit de faire du télétravail ? Combien de jours sont autorisés ?
Étape 2 : Définir les règles et les procédures
Dans le cadre du flex office, il est important de bien cerner les règles et procédures qui seraient applicables aux collaborateurs, notamment en ce qui concerne le choix des lieux (y compris des zones non-dédiées), les heures passées sur place, etc..Il est également essentiel de déterminer quels outils et technologies seront nécessaires pour faciliter le travail nomade.
Étape 3 : Trouver le bon équilibre entre flexibilité et sécurité
Il faut aussi trouver le point idoine entre protection des données, efficacité opérationnelle et autonomisation des employés. Une partie du processus consiste à mettre en place des politiques relatives à la confidentialité, telles que le contrôle d’accès physique aux locaux ou l’utilisation d’outils informatiques adaptés pour garantir la sécurité des serveurs et des réseaux. Il convient par ailleurs de veiller à fournir tous les équipements requis pour assurer un bon confort dans tous les postes de travail.
Notre logiciel flex office MOFFI vous garantit une sécurité maximale. Nous nous engageons sur tous les sujets ayant un rôle dans la sécurité de vos données : collaborateurs internes, hébergements, accès aux données, connexions, audits, disponibilité…
Étape 4 : Choisir l’outil flex office adapté
Après avoir évalué les besoins et défini les règles et procédures pour votre entreprise, il est important de choisir le logiciel flex office adapté. MOFFI est un outil complet vous permettant de piloter votre environnement de travail dans sa globalité : de la réservation de desk, en passant par le suivi du télétravail et des absences mais aussi par la gestion des parkings et des cafétérias, MOFFI vous permet d’exploiter le potentiel de vos bureaux et d’offrir tous les avantages de la flexibilité à vos collaborateurs, où qu’ils soient.
La carte interactive de vos bureaux offre la possibilité à vos collaborateurs de réserver en un clic leurs postes de travail, mais aussi de travailler à proximité de leurs collègues préférés, se déclarer en home office et absent, planifier des réunions entre équipes…
Pour les administrateurs, Office manager, DRH, ou dirigeants…MOFFI vous permet de mesurer les statistiques de vos bâtiments en temps réel, de suivre les absences et congés de vos collaborateurs, de définir des règles d’accès à certains espaces de travail, de permettre à vos collaborateurs de travailler depuis un réseau (espaces de coworking) et bien d’autres possibilités !
Étape 5 : Former les collaborateurs
Le flex office est une solution qui demande aux équipes un changement profond des habitudes professionnelles. Cette transition ne peut être couronnée de succès que si chaque collaborateur se sent capable d’effectuer son travail en toute autonomie et confiance, et cela exige une formation appropriée liée aux aspects organisationnels et technologiques mentionnés précédemment. Il est important de souligner que les employés soient impliqués jusque dans la conception du plan en allant chercher leurs opinions, afin que chacun sache comment gagner du temps, comment mieux communiquer, comment maintenir la cohésion de groupe…
Étape 6 : Suivi et adaptation
Une fois le flex office instauré, il reste encore beaucoup à faire. Tout comme dans n’importe quel système complexe, certains aspects peuvent nécessiter une adaptation permanente et des ajustements constants. Il est donc important de surveiller l’efficacité et la satisfaction des collaborateurs afin d’identifier les domaines qui fonctionnent moins bien et ceux qu’il convient de modifier pour obtenir de meilleurs résultats.
Quels sont les avantages et les inconvénients du flex office ?
Le flex office présente à la fois des avantages et des inconvénients. Elle peut offrir aux entreprises un gain considérable en termes de temps, d’efficacité et de productivité. Mais pour atteindre un tel objectif, les dirigeants doivent être conscients des défis liés à cette transition.
Avantages
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Réduction des coûts : Le flex office peut permettre aux grandes entreprises une réduction significative des frais fixes tels que le loyer, les charges locatives, l’alimentation électrique ou les services complémentaires liés au personnel.
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Meilleure productivité : Les employés ont tendance à être plus productifs lorsque leur travail est plus polyvalent et adapté à leurs besoins.
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Augmentation du sentiment d’appartenance : Les salariés retrouvent le bien-être à la maison sur leur lieu de travail en raison du cadre flexible promu par le Flex Office.
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Amélioration du bien-être : Le Flex Office est source de bien-être pour les collaborateurs, réduction du temps de transport en limitant les trajets domicile-lieu de travail, plus de liberté et d’autonomie, pas de routine quotidienne.
Inconvénients
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Structure organisationnelle complexe : Il est essentiel pour une entreprise ayant adopté le flex office de mettre en place une structure claire et transparente pour assurer que tous les membres savent exactement ce qu’ils sont censés faire.
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Haute technologie : Le passage vers un système flexible nécessite une digitalisation poussée que certaines entreprises ne sont pas encore prêtes à assumer. Il est donc important de sensibiliser les collaborateurs à ces outils et technologies. Par exemple, former vos collaborateurs à des outils comme Slack, Google Workspace ou Microsoft Office 365.
Après avoir analysé le concept du Flex Office et ses différents avantages, on peut en déduire que cette transition est une excellente solution pour répondre à l’adaptation aux nouvelles technologies dans les grandes entreprises. Entre mobilité, collaboration, flexibilité et télétravail, il est possible de mettre en place ce type d’organisation sans trop de difficultés. Mais face à certaines contraintes, comme la maîtrise des outils informatiques ou la recherche de collaborateurs motivés, un plan adapté et une communication efficace sont indispensables pour garantir la réussite du projet !
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