Ces dernières années, un management plus “moderne” s’est développé au sein des entreprises. Il s’agit du travail hybride. Cette nouvelle méthode de travail tendance permet aux collaborateurs d’une entreprise de choisir entre le télétravail et le travail au bureau traditionnel. Cette organisation de travail offre de nombreux avantages à la fois pour les collaborateurs mais aussi pour les dirigeants tout en étant tournée vers la modernité et l’avenir. De nos jours, la qualité de vie au travail est primordiale et est prise très au sérieux – les collaborateurs doivent se sentir bien. Ainsi, dans une organisation en flex office, les collaborateurs n’ont donc plus de bureaux et sont nomades, ils travaillent d’où bon leur semble : espaces de coworking, bureaux individuels, en présentiel ou en télétravail… Le collaborateur est libre de travailler d’où il en a envie et où il se sent bien et productif, dans des conditions de travail optimales.
Le travail hybride ce n’est pas seulement un management interne, l’organisation et le pilotage des bureaux y sont aussi intégrés. Les espaces de travail sont repensés de manière à favoriser le bien-être et la productivité des collaborateurs tout en étant respectueux de l’environnement : mobilier, équipement et ameublement, tout a été pensé pour le travail d’aujourd’hui et de demain.
Cet article permet de comprendre comment instaurer le travail hybride en entreprise, et en quoi est-il une solution d’avenir.
Qu’est-ce que le travail hybride ?
Le travail hybride ou flex office est une nouvelle méthode de travail qui s’est développée ces dernières années et qui s’est accentuée au cours de la pandémie de COVID-19. Durant cette période, le télétravail s’est généralisé et s’est ensuite poursuivi de manière plus ou moins flexible selon les entreprises. Une fois le retour au bureau possible, certains collaborateurs ont alterné entre le télétravail et la présence au bureau. C’est ce que l’on appelle la flexibilité au travail, le travail hybride.
Ce modèle a de nombreux bienfaits comme la hausse du bien-être au travail, l’augmentation de la productivité des salariés, la réalisation de gains de performances… Cela s’explique notamment par le fait que le collaborateur n’a plus de routine et est mobile. Il se déplace au fil de la journée et change d’espace de travail selon ses tâches et ses missions : salons, cafétéria, bureaux ou salles de réunion, le collaborateur est flexible et travaille avec son ordinateur portable dans différents endroits de l’entreprise. Le bureau personnel individuel laisse donc place à l’ouverture, la modernité et à la créativité.
Le travail hybride : une solution d’avenir ?
Le flex office se veut une solution pratique et novatrice et offre une réelle réponse à la crise climatique à laquelle nous sommes confrontés. En optant pour ce mode de travail flexible, l’entreprise peut réduire son impact environnemental et limiter ses coûts immobiliers et énergétiques.
De plus, les collaborateurs deviennent flexibles et nomades. Ils n’ont plus de bureaux attitrés et peuvent s’installer là où ils le souhaitent dans l’entreprise. Des solutions comme moffi.io leur permettent de réserver en amont leurs postes de travail dans l’entreprise. Ils peuvent aussi déclarer en quelques clics leurs journées de télétravail. Si la plupart des salariés se déclarent en home office et/ou préfèrent travailler depuis leur domicile, l’entreprise pourra alors réaliser des économies d’énergie et fermer un ou deux jours dans la semaine. Les coûts liés à l’électricité, au chauffage et à l’alimentation des appareils électriques seront alors réduits.
De plus, certaines zones et espaces de travail intelligents pourront être soumis à l’ouverture progressive des espaces. Chez MOFFI, nous agissons en faveur d’un avenir plus durable en proposant cette fonctionnalité. Avec cette option activée, les espaces de travail s’ouvriront ou se fermeront à la réservation en fonction du taux d’affluence. Par exemple, dès lors qu’un premier open space atteindra les 80% de taux d’occupation, alors un second sera ouvert à la réservation et ainsi de suite. Les objectifs principaux de cette fonctionnalité sont d’éviter de chauffer des espaces vides et non utilisés et de réduire au maximum sa consommation d’énergie.
De la même manière, les nouveaux bâtiments et campus sont conçus de manière durable et écologique pour demain, dans des matières éco-responsables et de manière à consommer le moins d’énergie possible. De l’architecture au mobilier, tout a été pensé pour consommer le moins possible et être le plus vert tout en favorisant le bien-être des collaborateurs. Ainsi, avec le travail hybride instauré dans des bâtiments respectueux de l’environnement, l’entreprise réalisera de nombreuses économies et réduira considérablement ses coûts liés aux dépenses énergétiques.
Mais comment concrètement ? En optant pour cette organisation du travail, l’entreprise peut limiter ses coûts immobiliers car elle réduit ses espaces de travail. Les salariés ne sont plus obligés d’être présent chaque jour au bureau. Pendant que d’autres sont sur site, d’autres sont en télétravail, les surfaces et postes de travail sont alors réduits pour un même effectif ! Une baisse des coûts immobiliers se traduit naturellement par une baisse des coûts énergétiques car moins de bâtiments signifient moins de charges (éclairage, chauffage…)
Comment mettre en place le travail hybride ?
Vous êtes Manager ? Directeur des Services Généraux ? DRH ? Ou encore Directeur de l’Environnement de Travail et vous souhaitez instaurer le travail hybride au sein de votre organisation ? Rien de plus simple.
Instaurez une politique télétravail
Avant toute chose, réfléchissez à une politique de télétravail. Peut-être que vous instaurez déjà le travail à distance au sein de votre entreprise mais est-il bien géré ? Accordez-vous les mêmes droits télétravail pour chaque collaborateur ou pour un service en particulier ? Avec MOFFI, il est très facile d’accorder un certain nombre de jours de télétravail à un certain groupe en particulier ou pour chaque collaborateur. Vous pouvez même suivre les déclarations en temps réel de vos télétravailleurs depuis un planning, et vérifier que votre politique est respectée.
Aménagez vos bureaux et repensez vos espaces de travail
La mise en place du flex office peut se traduire par un réaménagement des bureaux et des espaces de travail. Nous vous conseillons de réaménager vos bureaux actuels de manière à rendre le lieu de travail plus agréable, plus plaisant et plus ouvert, incitant à la collaboration. Vous pouvez réfléchir à un nouvel agencement au sein de vos locaux, cela donnera un coup de neuf et du changement à vos bureaux tout en favorisant la créativité de vos collaborateurs. Des entreprises d’aménagement comme notre partenaire APSI vous accompagne dans l’étude, l’aménagement et dans la conception de vos espaces de travail et bureaux en fonction de votre besoin.
Vous pouvez aussi aménager des espaces de travail individuels et cloisonnés comme des bureaux privatifs, des box de confidentialité ou des bulles de concentration…Mais aussi des espaces partagés et collaboratifs comme des salles de réunion ou des open spaces. Pensez également à des espaces de convivialité et d’échange où vos collaborateurs pourront se rejoindre entre eux de manière informelle ou se détendre durant les pauses déjeuner par exemple. Le confort et la qualité de vie au travail sont très importants aujourd’hui. De nos jours, le cadre de travail doit être confortable et agréable, et les collaborateurs doivent se sentir libre de travailler dans différents endroits de l’entreprise en fonction du moment de la journée.
Par ailleurs, vous pouvez également équiper vos nouveaux espaces de travail d’objets intelligents comme des étiquettes numériques, des écrans dynamiques, des éclairages ou des serrures connectés pour garantir la sécurité de vos bâtiments…C’est ce que l’on appelle le smart-office. Permettez à vos salariés de collaborer dans des espaces intelligents et modernes tout en vous permettant de réaliser des économies d’énergie et de réduire votre facture énergétique.
Choisissez l’outil flex office adapté
Enfin, pour piloter la flexibilité au travail, il est indispensable d’opter pour un outil flex office. MOFFI vous permet de gérer le télétravail de vos collaborateurs au quotidien tout en leur permettant de réserver leurs postes de travail lorsqu’ils viennent sur site. La plupart de ces logiciels offrent une expérience inédite aux collaborateurs. Votre interface est entièrement personnalisée aux couleurs de votre entreprise et les fonctionnalités affichées sont adaptées selon vos cas d’usages. Par exemple, si vous ne souhaitez pas gérer le télétravail ou les absences via MOFFI, vous pouvez supprimer cette section de l’accueil utilisateur. Pour les collaborateurs, il est possible en quelques clics d’organiser sa semaine à venir et planifier ses réunions. Le travail en mode hybride est l’avenir du travail, avec notre application flex office, vous piloterez votre desk du bout des doigts !
Dorénavant sur MOFFI, il est même possible de piloter l’environnement de travail dans sa globalité avec la prise en charge du parking et de la cafétéria ! Ces deux espaces deviennent disponibles à la réservation : vous pouvez désormais réserver un créneau horaire à la cafétéria et invitez vos collègues préférés à vous rejoindre. Ce processus s’effectue en fin de parcours de réservation. Idem lorsque vous réservez un espace de travail, MOFFI vous propose désormais de réserver une place de parking et/ou une place à la cafétéria. Certaines entreprises proposent même des services à leurs salariés, notamment des bornes de recharges électriques qui peuvent se révéler très pratiques. L’entreprise de demain priorise donc le bien-être de ses collaborateurs. Tout est fait pour que le collaborateur se sente bien, et ait plaisir de venir au bureau.
Une fois le flex office instauré, n’oubliez pas d’informer vos collaborateurs de ces changements. La communication est primordiale ! Le risque est que les collaborateurs n’utilisent pas l’outil et ne profitent pas de ces changements.
Favorisez la mobilité douce
Enfin, pour agir en faveur de l’environnement, vous pouvez inciter vos employés à opter pour la mobilité douce pour venir au bureau. Il s’agit de moyens de transport verts et respectueux de l’environnement : transports en commun, vélo, marche, covoiturage… C’est une façon de sensibiliser et de motiver vos équipes à la réduction de leur impact environnemental tout en optant pour des moyens de transport plus verts.
Le flex office se veut donc être un management et une organisation tournée vers l’avenir, plus vert et plus respectueux de l’environnement. N’attendez plus pour planifier gratuitement une démonstration de MOFFI et optez pour le travail de demain.
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