Le flex office ou travail hybride en Français, désigne un nouveau mode de management au sein des entreprises qui consiste à aménager et à répartir les espaces en fonction des usages des collaborateurs. Concrètement, le salarié est désormais nomade et n’a plus de bureau attitré. Lorsqu’il arrive sur site, il choisit son poste de travail et se connecte sur son espace personnel. Le lendemain, il peut facilement se déclarer en télétravail et rendre disponible son poste de travail de la veille pour un autre collaborateur.
Depuis la crise de la COVID-19, le marché du flex office est en plein essor, de nombreuses entreprises ont passé le cap et d’autres se préparent vers leurs transitions. Le mode de travail hybride se veut novateur. Il se révèle aussi être très avantageux : hausse de la productivité, optimisation des bureaux, gain de performance, hausse du bien-être au travail…
Cet article permet de décrire l’état des lieux du flex office en France et d’y connaître les principaux intérêts. Prêts à passer le cap ?
Qu’est-ce que le travail hybride et pourquoi le flex office ?
Le flex office ou “travail hybride” est une nouvelle méthode de travail qui s’est développée ces dernières années. Aujourd’hui, nous la retrouvons dans de nombreuses entreprises modernes. Dans une organisation instaurant le flex office, les salariés n’ont pas de bureaux individuels. La particularité est que chaque collaborateur travaille d’où il en a envie, à savoir depuis son domicile ou les locaux de l’entreprise.
Un collaborateur travaillant dans une organisation en flex office peut aussi réserver ses espaces de travail en fonction de sa journée ou de ses missions du moment. Il choisit ainsi entre un open-space, bureau privatif, une salle de réunion, box de confidentialité… Chaque espace de l’entreprise est partagé et est disponible pour tout le monde, tout le temps. En flex office, dites au revoir aux bureaux individuels et bonjour à l’ouverture, à la productivité et à la collaboration !
Du côté des organisations, cette méthode de travail peut aussi être très bénéfique. En effet, l’instauration du bureau flexible permet de réduire le coût de manière conséquente la facture immobilière. Il fait aussi gagner en surface totale et s’avère relativement simple à mettre en place. Une organisation de travail hybride se pilote depuis un logiciel flex office (ou flex office software) existant sous la forme d’un outil flex office comme MOFFI par exemple.
On estime que dans trois ans, le flex office deviendra la norme en France. Dans certaines entreprises pionnières du “Future of Work”, il est déjà instauré depuis cinq ans. En effet, selon une enquête de l’ANDRH en partenariat avec le cabinet de conseil BCG en 2022, le télétravail se stabiliserait autour de deux jours par semaine en moyenne d’ici 2025.
On en conclut donc que le télétravail est largement plébiscité par les collaborateurs. Cela s’explique notamment par les confinements subis et la crise de la COVID-19 qui a accentué cette nouvelle manière de travailler.
Quel est l’état des lieux du flex office en France ?
En France, le marché du travail hybride est en pleine croissance depuis ces deux dernières années.
Les répondants à l’enquête ANDRH x BCG ont répondu qu’ils souhaiteraient plus de flexibilité dans leur travail. En effet, 80% des salariés souhaitent des horaires de travail flexibles. Le travail hybride a aussi une posture managériale puisque 60% des managers estiment qu’il est facteur de productivité. Les offices managers, quant à eux, observent une baisse des charges immobilières de plus de 42%.
Le modèle hybride répond donc à de nombreuses problématiques pour les travailleurs et entreprises. Cependant, malgré une mise en place relativement facile, le passage en flex office peut bouleverser les méthodes de travail des entreprises.
À l’image d’Axa France, BMW ou Platform.sh, il est nécéssaire d’effectuer un travail préparatoire en amont. Ces trois entreprises ont passé le cap du travail flexible récemment. Axa France envisage de passer à 100% de travail hybride sur tous ses sièges en France.
Chez BMW, le passage en flex office s’est traduit par l’emménagement dans des nouveaux locaux, précédé d’ateliers au cours desquels des collaborateurs volontaires ont fait part de leurs attentes. Aujourd’hui, le BMW Campus dispose de 700 postes de travail pouvant accueillir jusqu’à 900 collaborateurs et regroupe 3 entités.
Chez Axa, les locaux ont été réaménagés pour traduire le passage en flex office et un système de réservation des salles de réunions est possible. Chaque salle est aussi équipée de signalétiques permettant d’indiquer si l’espace est réservé, occupé ou libre. De nouveaux espaces de travail ont également été créés : bulles de confidentialité ou des petites salles de réunion. En ce qui concerne le télétravail, seul deux jours de télétravail par semaine sont autorisés afin de réguler la fréquentation des bureaux.
Enfin, Platform.sh envisage d’agrandir les bureaux afin de rendre disponible 50 places assises contre à 20 actuellement.
Quels sont les avantages du flex office ?
Le travail hybride offre son lot d’avantages :
- Accroissement de la productivité et de la créativité : Les salariés en flex office pouvant s’installer là où ils le souhaitent, ils seront plus productifs car ils pourront travailler depuis un espace de travail adapté à leurs missions. Le fait d’alterner entre les bureaux et changer d’espaces favorisera naturellement leur créativité et leur inspiration. Les salariés en télétravail pourront trouver de l’inspiration depuis leur pièce favorite.
- Réduction du temps de transport : Le temps de transport pour se rendre au travail peut parfois être long (comme à Paris par exemple). Avec le télétravail, ce temps perdu peut être réinvesti. Les collaborateurs pourront dormir plus longtemps ou travailler plus tôt et organiser leur temps de travail comme ils le souhaitent.
- Break the routine : Avec le travail flexible, chaque journée est différente. Les collaborateurs se sentiront libres de s’installer dans plusieurs endroits de l’entreprise.
- Plus de confiance : Le travail hybride est une forme de management moderne où la confiance règne. C’est aussi plus d’autonomie et plus de liberté pour les collaborateurs.
Une évolution constante du monde du travail
Le flex desk office s’instaure dans de plus en plus d’entreprises en France. D’ici quelques années, cette nouvelle organisation de travail devrait se généraliser à l’échelle nationale. Le travail flexible permet de repenser l’expérience collaborateur au sein de l’entreprise. Il provoque aussi le réaménagement des locaux de manière à les rendre plus attrayants et flexibles mais aussi réservables via une application flex office.
Les pratiques de travail ont déjà évolué depuis ces dix dernières années. Les bureaux individuels ont laissé place à des open-spaces. De même, on ne parle plus de “managers” mais de “facilitateurs” au sein des organisations modernes.
Les collaborateurs n’ont pas été les seuls concernés par ces nouvelles organisations de travail, les facilitateurs aussi. Avec le flex office, leurs rôles et leurs missions continuent d’évoluer de jour en jour. Dans une organisation en télétravail, ils doivent avoir une confiance aveugle en leurs collaborateurs, ils doivent aussi digitaliser les outils et les systèmes d’informations de l’entreprise et préparer les infrastructures informatiques.
Une hybridation des modes de travail nécessite des outils collaboratifs et de communication performants. Cela permet d’assurer la continuité des échanges entre les équipes et les collaborateurs. On observe donc un changement des méthodes et organisations de travail, et la place du télétravail a pris une grande ampleur depuis ces derniers temps.
Vers une nouvelle organisation de travail ?
Les méthodes de travail évoluent constamment. Le digital flex office se généralise au sein des entreprises et offre aux collaborateurs une expérience de travail inédite. Le collaborateur moderne est nomade. Il travaille depuis chez son domicile ou sur site dans des espaces de travail flexible innovants, connectés et aménagés de manière à accroître sa productivité et son bien-être.
Une organisation en travail hybride apporte aussi son lot d’avantages. Plus de productivité, réduction du temps de transport et des coûts immobiliers, plus de confiance et une meilleure communication entre les équipes. Le monde du travail évoluant constamment, le travail hybride, déjà en vogue depuis ces dernières années, deviendra certainement une généralité dans quelques temps.
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