Flex office : Comment réussir sa transformation ?

La crise sanitaire a fait éclore des besoins au sein des entreprises en termes d’optimisation des espaces et d’organisation du travail en général. Même si ces besoins étaient déjà présents avant cela, le confinement et la nécessité de se protéger du virus ont accéléré la refonte des espaces de travail. Depuis plusieurs mois déjà, beaucoup de grandes enseignes de tous les secteurs s’organisent différemment. Le home office se généralise, les styles de management évoluent en se basant davantage sur la confiance et en étant globalement plus flexibles. 

La flexibilité, justement, est aujourd’hui au cœur des problématiques d’entreprise, notamment sur le sujet des espaces de travail. Mettre en place le flex office nécessite une adaptation des bureaux, des salles de réunion, des équipements informatiques, etc. Le digital occupe également une grande place dans ce processus. Pour piloter le flex office et ainsi réussir sa transformation, des outils numériques sont généralement obligatoires. Il est également important de se faire accompagner et de suivre l’évolution de sa transition pour en mesurer les impacts. 

Définition du flex office

Le flex office se base sur un constat : les collaborateurs ne sont pas tous sur leur lieu de travail en même temps. Ainsi, un poste de travail par personne n’est pas obligatoire au sein des bâtiments. Avec le flex office, aucun bureau ou espace de travail n’est attitré. Les collaborateurs sont libres de travailler où bon leur semble en fonction de leurs objectifs et de leurs missions du moment. 

Il y a énormément d’avantages à opter pour le flex office au sein de son entreprise ! Une organisation de travail de ce type se base sur l’instant présent et sur les besoins des collaborateurs en temps réel. Cela se traduit aussi bien par leurs besoins personnels que professionnels. Durant les vacances scolaires par exemple, il peut être rassurant et efficace pour de nombreux employés de faire du home office pour faciliter la logistique familiale autour des centres aérés et autres activités sportives. Autre exemple, si un collaborateur doit être en rendez-vous clientèle loin de son bureau, il pourrait travailler depuis un espace de coworking durant le reste de sa journée.

Outil flex office

Passer au flex office : La nécessité de se faire accompagner

Le monde du travail est en état d’urgence. Les entreprises faisant face à de nouvelles problématiques en termes d’organisation, elles souhaitent modifier rapidement leur manière de travailler. Les objectifs varient entre l’optimisation de la surface des espaces et le bien-être des collaborateurs. Dans tous les cas, la mise en place du flex office au sein de ses bureaux nécessite un accompagnement professionnel. L’objectif étant de tirer le meilleur parti pris de vos espaces. Dans cet objectif, le numérique a un rôle important. En effet, les outils digitaux sont de formidables moyens pour simplifier l’expérience collaborateur et apporter une plus grande rapidité dans l’adoption du flex office.

Comme expliqué précédemment, la crise sanitaire a fait émerger des besoins au sein des entreprises. Parallèlement, le marché des solutions de gestion des espaces de travail s’est agrandi et de nombreux acteurs sont apparus pour répondre à la demande croissante. Ainsi, de nombreux outils digitaux, avec plus ou moins d’expériences sont aujourd’hui disponibles sur le marché. Créé en 2016, MOFFI propose une solution flex office complète. Elle permet de réserver des salles de réunion, bureaux privatifs, des espaces au sein de tiers-lieux ou encore de déclarer une journée de home office. De plus, grâce à ses nombreux partenariats, MOFFI propose des fonctionnalités smart office telles que la cartographie, les détecteurs de présence, l’affichage des réservations via des étiquettes numériques et les contrôles d’accès aux bâtiments. Enfin, MOFFI travaille avec des intégrateurs audiovisuels comme Wipple pour assurer un déploiement de qualité de toutes les technologies smart office & flex-office dans les bâtiments.

Outil flex office

Comprendre l’occupation de ses bâtiments

Une fois mis en place, il est important de suivre l’occupation de ses espaces en flex office et surtout de comprendre cette occupation. Pour effectuer ce suivi, plusieurs indicateurs clés doivent être analysés : le taux d’occupation par espace, le nombre de réservations, les périodes d’affluence, l’utilisation des espaces par équipe, etc. 

Le suivi de l’occupation globale se fera via l’étude des statistiques. Il faut donc que votre outil flex office soit composé de ce type de fonctionnalité. Sans cela, vous ne serez pas en mesure de comprendre l’utilisation de vos bâtiments. Pour aider les entreprises à connaître le taux d’occupation de leurs espaces de travail, certaines technologies apparaissent et s’avèrent de plus en plus efficaces. Sur MOFFI, de nombreuses statistiques sont accessibles et très utiles dans la gestion globale de vos/votre bâtiment(s). Vous pourrez notamment avoir une vision sur l’utilisation de vos espaces par équipe. Par exemple, vous remarquerez que votre équipe commerciale utilise plus régulièrement les salles de réunion que votre équipe technique. Ces données vous permettent de comprendre les besoins de vos collaborateurs en temps réel.  

Opter pour une organisation flexible procure des conditions propices à l’interactivité entre l’ensemble des collaborateurs. Globalement, le flex office est bien plus qu’une simple réorganisation spatiale. Il s’agit d’une remise en question complète du management traditionnel ! Pour une mise en place efficace et un suivi pertinent, il est nécessaire de se faire accompagner.  

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